Come scegliere un sistema di videoconferenza per una sala riunioni smart 

La diffusione dello smart working ha contribuito alla nascita di nuovi meccanismi in grado di assicurare una continuità delle attività anche a distanza, senza perdere nulla in termini di qualità della comunicazione. È il motivo per cui la tecnologia dei sistemi di videoconferenza è stata interessata da progressi molto significativi negli ultimi anni, al punto che anche le aziende più restie si stanno adeguando ai nuovi standard.

Una sala riunioni digitalizzata ben gestita non ha nulla da invidiare agli incontri in presenza, al contrario rappresenta una soluzione smart capace di venire incontro alle esigenze di flessibilità dei soggetti coinvolti. 

Dove trovare una sala riunioni adatta.

A volte il problema è a monte. Non tutti gli uffici hanno a disposizione uno spazio da adibire a sala riunioni, né dispongono delle tecnologie necessarie per garantire il corretto svolgimento della riunione. Ormai anche questo problema, però, è superato grazie alla presenza di numerosi spazi che mettono a disposizione sale riunioni a tempo da affittare. È un trend sempre più in voga nelle grandi città, basta pensare all’utilità di sale riunioni prenotabili a ore nel centro di Roma, che offrono tutto l’occorrente sia per svolgere meeting dal vivo che per creare autentiche sale riunioni smart. D’altronde, la disponibilità dell’attrezzatura giusta non è affatto da sottovalutare, come vedremo nei paragrafi successivi. 

Caratteristiche sala riunioni smart.

Il primo obiettivo di una sala riunioni smart è far sì che tutti i partecipanti siano in grado di dialogare in tempo reale ed eventualmente condividere il proprio schermo per mostrare grafici, dati e così via. Per avere questo risultato, ci sono diversi aspetti da considerare sia a livello ambientale che per quanto riguarda la tecnologia impiegata.

Tecnologia.

Un sistema di videoconferenza deve garantire ottime performance sia dal punto di vista video (schermo e telecamera) che da quello dell’audio (speakers e microfoni). Lo schermo, normalmente appeso al muro, consente ai partecipanti di vedere gli utenti che partecipano alla riunione in modalità remota. Per questo motivo deve essere ampio a sufficienza per permettere la visione a tutti. Il pc o notebook di norma è configurato per essere una riproduzione dello schermo grande, e serve a presentare e condividere i contenuti con gli altri partecipanti.

Per quanto riguarda la telecamera, non basta una semplice webcam, ma è necessario uno strumento altamente tecnologico. Ad esempio, è sicuramente preferibile avere un modello motorizzato per regolare l’obiettivo durante la riunione, inquadrando la persona che sta parlando. Addirittura in commercio esistono prodotti di ultima generazione in grado di riconoscere i volti e orientarsi in maniera automatica in base alla direzione del suono. La parte audio è ovviamente di vitale importanza. Tutti i partecipanti devono sentire in modo nitido e chiaro senza doversi avvicinare a un’unica cassa acustica. Per ottenere questo effetto, l’ideale è utilizzare speakers wireless per collocarli a proprio piacere a seconda delle necessità.

Per i microfoni vale lo stesso discorso, ogni partecipante deve poter parlare dal posto in cui si trova senza doversi spostare oppure usare microfoni a gelato, motivo per il quale anche in questo caso sono consigliabili i microfoni wireless.

Principali piattaforme di videoconferenza.

Sono diverse le piattaforme di videoconferenza che, soprattutto dopo il Covid, si sono affermate come strumenti imprescindibili per le riunioni: 

• Zoom, facile da usare e provvisto di funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo e la possibilità di usare più di una webcam contemporaneamente. Uno svantaggio potrebbe essere che nella versione gratuita la durata massima di una chiamata è di 40 minuti.
• Teams, anch’esso dotato di funzionalità avanzate, ma alcune di queste per essere sfruttate al meglio potrebbero richiedere l’abbonamento a Microsoft 365. Rimane comunque un mezzo molto completo, anche se forse più complesso da usare per gli utenti meno esperti. 
• GoToMeeting, che si distingue per le opzioni di sicurezza avanzate come la crittografia end-to-end e l’impostazione di password per le chiamate. Più costoso rispetto ad altre alternative, per alcune funzionalità avanzate è richiesto un abbonamento a pagamento. 
• Google Chat, piattaforma integrata in G Suite di Google integrabile con altre applicazioni di Google come Google Calendar e Google Drive. Tuttavia, Google Chat è sprovvisto di alcune funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo.